Apostil ilə konsul leqallaşdırmasının fərqi: xarici sənəd nə vaxt keçərlidir

Almaniyada aldığınız diplomu Bakıda işəgötürənə təqdim edirsiniz, sizə isə «apostil olmadan qəbul etmirik» deyirlər. Yaxud xaricdəki universitet Azərbaycan attestatının «leqallaşdırılmasını» istəyir. Apostil və leqallaşdırma tez-tez qarışdırılır, amma bunlar fərqli prosedurlardır və səhv yol seçmək həftələr aparır.

Apostil nədir və nəyi təsdiqləyir?

Apostil 1961-ci il 5 oktyabr tarixli Haaqa Konvensiyası ilə yaradılıb. Konvensiyanın məqsədi xarici rəsmi sənədlərin uzun leqallaşdırma zəncirindən keçməsi tələbini ləğv etmək idi. Azərbaycan bu Konvensiyanın iştirakçısıdır.

Apostil üç şeyi təsdiqləyir: sənədi imzalayan şəxsin imzasının həqiqiliyini, onun hansı vəzifədə imzaladığını və sənəddəki möhürün və ya ştampın həqiqiliyini. Sənədin məzmununu isə təsdiqləmir. Diplomdakı qiymətlərin doğruluğuna və ya arayışdakı məlumatın düzgünlüyünə apostil zəmanət vermir.

Apostilin forması bütün iştirakçı dövlətlərdə eynidir: başlığı Konvensiyanın tələbi ilə fransız dilində yazılır, özü isə 10 nömrələnmiş bənddən ibarətdir. Apostili qoyan orqan onların reyestrini aparır, ona görə apostilin həqiqiliyini həmin orqan vasitəsilə yoxlamaq mümkündür.

Konvensiya məhkəmə sənədlərinə, inzibati sənədlərə (məsələn, doğum və nikah şəhadətnamələrinə), notarial aktlara və özəl sənədlər üzərindəki rəsmi qeydlərə şamil olunur. Diplomatik və konsul əməkdaşlarının tərtib etdiyi sənədlər, habelə kommersiya və gömrük əməliyyatları ilə birbaşa bağlı inzibati sənədlər isə onun əhatəsinə düşmür.

Konsul leqallaşdırması necə aparılır?

Dövlətlərdən biri Konvensiyanın iştirakçısı deyilsə, sənəd daha uzun yol keçir. Adi zəncir belədir:

1. Sənəd verildiyi ölkədə, lazım olsa, notarial qaydada təsdiqlənir.
2. Həmin ölkənin səlahiyyətli orqanları, son mərhələdə Xarici İşlər Nazirliyi sənədi təsdiqləyir.
3. Sənədin təqdim ediləcəyi ölkənin həmin dövlətdəki səfirliyi və ya konsulluğu onu leqallaşdırır.

Bəzi ölkələr gəlişdən sonra sənədin öz Xarici İşlər Nazirliyində də son təsdiqdən keçməsini tələb edir. Hər mərhələnin öz rüsumu və gözləmə vaxtı var, ona görə leqallaşdırma apostildən xeyli uzun və baha başa gəlir.

Apostil ilə leqallaşdırmanın fərqi: müqayisə cədvəli

Ölkənin Konvensiyanın iştirakçısı olub-olmadığını Haaqa Beynəlxalq Xüsusi Hüquq Konfransının rəsmi saytında (hcch.net) yoxlayın. Siyahı genişlənir: son illərdə Çin və Kanada kimi dövlətlər də Konvensiyaya qoşulub.

Heç biri lazım olmayanda: Minsk Konvensiyası və ikitərəfli müqavilələr

Apostil leqallaşdırmanın sadələşdirilmiş formasıdır, amma bəzi hallarda sadələşdirməyə də ehtiyac qalmır. Mülki, ailə və cinayət işləri üzrə hüquqi yardım haqqında 1993-cü il Minsk Konvensiyasının iştirakçıları arasında bir dövlətin səlahiyyətli orqanının verdiyi və ya təsdiqlədiyi sənəd digərində heç bir əlavə təsdiq olmadan qəbul edilir. Azərbaycan, Rusiya və Qazaxıstan bu Konvensiyanın iştirakçılarıdır.

Azərbaycanın ayrı-ayrı dövlətlərlə bağladığı hüquqi yardım müqavilələri də oxşar azadolma nəzərdə tuta bilər. Konkret ölkə üzrə müqavilənin mətnini yoxlayın. Qəbul edən orqan vərdiş üzündən apostil istəyirsə, müqaviləyə istinad etmək çox vaxt kifayət edir. Tərcümə tələbi isə bu halda da qalır.

Xarici sənəd Azərbaycanda nə vaxt keçərlidir?

Xarici sənədin Azərbaycan orqanı tərəfindən qəbul olunması üçün adətən dörd şərt yoxlanılır:

1. Sənəd həmin ölkənin səlahiyyətli orqanı tərəfindən verilib və ya notarial qaydada təsdiqlənib.
2. Ölkədən asılı olaraq üzərində apostil var, konsul leqallaşdırmasından keçib və ya müqavilə üzrə bundan azaddır.
3. Sənəd Azərbaycan dilinə tərcümə olunub və tərcüməçinin imzası notarial qaydada təsdiqlənib. Apostilin mətni də tərcüməyə daxil edilməlidir.
4. Sənədin növünə görə əlavə prosedur keçilib.

Dördüncü bənd ən çox unudulanıdır. Apostil sənədin həqiqi olduğunu göstərir, amma onu Azərbaycan hüququnda avtomatik qüvvəyə mindirmir. Xarici diplomun tanınması ayrıca prosedurdur. Xarici məhkəmə qərarının Azərbaycanda icrası üçün isə onun Ali Məhkəmə tərəfindən tanınması lazımdır. Xaricdə imzalanmış etibarnamə və ya valideyn razılığı — məsələn, uşağın xaricə aparılması üçün razılıq — da eyni yoldan keçir.

Azərbaycan sənədi xaricə gedirsə

Azərbaycanda verilmiş sənədə apostili sənədin növündən asılı olaraq səlahiyyətli dövlət orqanı qoyur. Hansı sənədə hansı orqanın apostil qoyduğunu və müraciəti ASAN xidmət vasitəsilə etmək imkanını əvvəlcədən dəqiqləşdirin. Ən çox apostil tələb olunan sənədlər doğum və nikah şəhadətnamələri, diplom və ona əlavə, məhkumluq haqqında arayış və notarial etibarnamədir.

Çox vaxt apostil orijinala yox, sənədin notarial təsdiqlənmiş surətinə qoyulur — bu halda notariusun imzası təsdiqlənir. Orijinalı əldən vermək istəmirsinizsə, bu yol rahatdır. Xaricə göndərəcəyiniz etibarnamənin mətnini isə əvvəlcədən düzgün hazırlayın: nümunəni ümumi və xüsusi etibarnamə nümunəsi yazısında tapa bilərsiniz.

İki həyat nümunəsi

Apostil. Nərmin Almaniyada magistr dərəcəsi alıb, Bakıdakı şirkət diplomun apostilli surətini istəyir. Almaniya da, Azərbaycan da Konvensiyanın iştirakçısı olduğu üçün apostili Almaniyanın səlahiyyətli orqanı qoyur. Nərmin bunu ölkədən çıxmazdan əvvəl edir, iş 2 həftə çəkir. Bakıda diplomu apostili ilə birlikdə tərcümə etdirir və tərcüməçinin imzasını notariusda təsdiqlədir.

Leqallaşdırma. Tofiq Konvensiyanın iştirakçısı olmayan ölkədə işə düzəlmək üçün Azərbaycan diplomunu təqdim etməlidir. O, hcch.net-də həmin ölkənin siyahıda olmadığını görür. Diplomun notarial surəti Azərbaycanda səlahiyyətli orqanlarda təsdiqlənir, sonra həmin ölkənin Bakıdakı səfirliyində leqallaşdırılır. Zəncir 3 mərhələdən ibarət olur və apostildən təxminən iki dəfə uzun çəkir.

Tez-tez verilən suallar

Apostilin etibarlılıq müddəti varmı?

Konvensiya apostil üçün müddət müəyyən etmir. Amma sənədi qəbul edən orqan sənədin özünün təzə olmasını tələb edə bilər — məsələn, məhkumluq haqqında arayışın yaxın vaxtda verilməsini.

Apostili sənədin surətinə qoymaq olarmı?

Notarial qaydada təsdiqlənmiş surətə — bəli, bu halda notariusun imzası təsdiqlənir. Bəzi qəbul edən orqanlar apostili məhz orijinalda görmək istəyir, ona görə əvvəlcədən soruşun.

Rusiyadan gələn sənədə apostil lazımdırmı?

Bir qayda olaraq, yox: Azərbaycan da, Rusiya da 1993-cü il Minsk Konvensiyasının iştirakçısıdır. Sənədin Azərbaycan dilinə notarial təsdiqli tərcüməsi isə yenə lazımdır.

Apostilli sənədi yenidən leqallaşdırmaq lazımdırmı?

Xeyr. Konvensiyanın iştirakçısı olan ölkədə apostil leqallaşdırmanı tam əvəz edir və əlavə konsul təsdiqi tələb oluna bilməz.