Kargüzarlıq təlimatı: imtahanda soruşulan hissələr

Test sualı sadə görünür: «Rəhbərin sənəd üzərində icraçıya yazdığı göstəriş necə adlanır?» Variantlarda dərkənar, viza, qrif və qeyd var — dördü də kargüzarlıq terminidir, amma yalnız biri doğrudur. Kargüzarlıq təlimatı dövlət qulluğu imtahanında məhz bu terminlərin dəqiqliyini yoxlayır, sənədlə hər gün işləyən qulluqçu üçün isə gündəlik iş qaydasıdır.

Kargüzarlıq nədir və təlimat nəyi tənzimləyir?

Kargüzarlıq iki işi birləşdirir. Birincisi sənədləşdirmədir, yəni sənədin hazırlanması və rəsmiləşdirilməsi. İkincisi sənədlərlə işin təşkilidir: qəbul, qeydiyyat, icraçıya çatdırılma, icraya nəzarət və saxlanma. Təlimat dövlət orqanları üçün vahid qaydalar qoyur ki, eyni növ sənəd hər yerdə eyni formada tərtib olunsun, itməsin və vaxtında icra edilsin.

Dövlət orqanlarında kargüzarlıq dövlət dilində, yəni Azərbaycan dilində aparılır. Bu tələb «Dövlət dili haqqında» Qanundan gəlir və həmin qanun da BB proqramının blokudur, ona görə testdə iki mövzu bir sualda birləşə bilər.

Proqramda təlimat «seçilmiş hissələr» kimi göstərilib: imtahanda bütün mətn deyil, müəyyən bölmələr yoxlanılır. Konkret hissələrin siyahısını DİM-in cari proqramından (dim.gov.az) yoxlayın. Proqramın digər bloklarını dövlət qulluğu imtahanı üzrə əsas yazıda vermişik.

Sənədin rekvizitləri: sənədi sənəd edən elementlər

Rekvizit sənədin məcburi məlumat elementidir. Rekvizitlər tam və düzgün olmayanda sənədin hüquqi qüvvəsi şübhə altına düşür: imzasız məktub, tarixi olmayan akt, qeydiyyat nömrəsi olmayan göndərilən sənəd sonradan mübahisə doğurur.

Dərkənar, viza və təsdiq qrifi: üç tez qarışdırılan termin

Bu üç rekvizitin hər biri kiminsə imzası ilə bağlıdır, ona görə test variantlarında tez-tez bir-birinin yerinə qoyulur. Fərqi sənədin həyat dövründə hansı mərhələdə və kim tərəfindən qoyulmasında axtarın.

Nigar nazirliyin ümumi şöbəsində işləyir. Daxil olan məktubu qeydiyyata alıb rəhbərə təqdim edir. Rəhbər məktubun üzərində «Hüquq şöbəsi, R. Həsənli — araşdırıb cavab layihəsini hazırlayın» yazır, müddəti göstərib imzalayır: bu, dərkənardır. Rəşad Həsənli cavab layihəsini hazırlayır, şöbə müdiri layihənin altında imza atır: bu, vizadır. Cavabı səlahiyyətli rəhbər imzalayır, sənəd qeydiyyat nömrəsi alır və göndərilir.

Sənəd dövriyyəsi: sənəd hansı yolu keçir?

Sənəd dövriyyəsi sənədin tərtib edildiyi və ya daxil olduğu andan icrası, göndərilməsi və işə tikilməsinədək hərəkətidir. Üç axın var: daxil olan, göndərilən və daxili sənədlər. Daxil olan sənəd adətən bu yolu keçir:

1. Qəbul və ilkin baxış: ünvanın düzgünlüyü və əlavələrin tamlığı yoxlanılır.
2. Qeydiyyat: sənədə qeydiyyat nömrəsi və tarix verilir.
3. Rəhbərə təqdim və dərkənar.
4. İcraçıya çatdırılma.
5. İcra və icraya nəzarət.
6. İcrası bitmiş sənədin nomenklaturaya uyğun işə tikilməsi.

İcraya nəzarətin məqsədi sənədin vaxtında və tam icrasıdır. İcra müddəti sənədin özündə, dərkənarda və ya normativ aktda göstərilir. Müddəti göstərilməyən və «təcili» qeydli sənədlər üçün təlimatın müəyyən etdiyi müddətləri onun cari mətnindən yoxlayın. Vətəndaşların müraciətləri isə öz qanunu ilə tənzimlənir: onların baxılma müddətlərini vətəndaşların müraciətləri haqqında qanun yazısında cədvəl şəklində vermişik.

Elektron sənədlər də qeydiyyatdan keçir və icraya nəzarətdə saxlanılır. Onların hüquqi qüvvəsini elektron imza və elektron sənəd haqqında qanun müəyyən edir.

İşlərin nomenklaturası və surətin təsdiqi

İşlərin nomenklaturası təşkilatda açılan işlərin, yəni sənəd qovluqlarının adları və saxlanma müddətləri göstərilməklə sistemləşdirilmiş siyahısıdır. İcrası başa çatmış sənəd nomenklaturada göstərilən işə tikilir. Belə olanda illər sonra da sənədi tapmaq və onun arxivə veriləcəyini, yoxsa müddət bitəndən sonra məhv ediləcəyini müəyyən etmək mümkün olur.

Sənədin surəti «Surəti düzgündür» qeydi ilə təsdiq edilir. Qeydin yanında surəti təsdiq edən şəxsin vəzifəsi, imzası, adı və soyadı, tarix göstərilir, lazım gəldikdə möhür vurulur.

Tez-tez verilən suallar

Kargüzarlıq təlimatının hansı hissələri imtahana daxildir?

Proqramda təlimat «seçilmiş hissələr» kimi göstərilib. Konkret bölmələrin siyahısını DİM-in cari BB proqramından yoxlayın və hazırlığı həmin hissələr üzərində qurun.

Kargüzarlıq təlimatı BA proqramına da daxildirmi?

Bəli. BA proqramı BB-ni tam əhatə edir və üzərinə 3 blok əlavə edir, ona görə təlimat hər iki kateqoriyada keçərlidir.

Rekvizit ilə rekvizitlər toplusu eyni şeydirmi?

Rekvizit sənədin ayrıca elementidir, məsələn, tarix və ya imza. Sənədin növündən asılı olaraq ona məcburi rekvizitlərin müəyyən toplusu tələb olunur: əmrdə olan hər rekvizit məktubda olmaya bilər.